河北大學醫學部校區會議室使用管理辦法（試行）

 
    為進一步加強對醫學部校區會議室、報告廳、工會活動室等場所(以下統稱“會議室”)的管理，提高使用效率，確保各類會議及活動規范有序進行，結合醫學部校區實際，特制定本辦法。

第一條  會議室管理范圍

第二條  會議室使用范圍

各會議室只用于由醫學部及校區各學院主辦、承辦的各類會議、培訓等，不對個人及外單位開放，嚴禁舉辦涉及商業性質的各類活動。使用范圍如下：

（1）報告廳用于召開各類大型會議、學術報告、講座、培訓、典禮等。

（2）工會活動室用于醫學部校區各分工會組織的座談、節目排練及其他小型文娛活動。

（2）其它會議室用于校區內各類工作會議及會談。如遇特殊情況，由醫學部綜合管理辦公室協調安排。

第三條  會議室管理

（1）會議室由綜合管理辦公室統一管理，負責使用登記與調度、設備維護等相關事宜。

（2）會議室使用遵循先緊急性會議后一般性會議的原則，優先滿足全局性會議使用。若時間安排上有沖突，原則上按申請時間先后順序確定。

（3）會議室內設施由綜合管理辦公室安排專人負責，任何單位和個人不得擅自使用會議室、操作多媒體設備，以及更改設施設備擺放位置；不允許亂釘、亂掛其它標識。

（4）使用單位需派專人負責協調、管理會議相關事宜。負責會務工作及會場布置，所產生費用由使用單位負擔。

（5）使用單位要愛護會議室的各類設施，自覺維護環境衛生。會議結束后，使用單位應及時通知管理人員，一同檢查會議室內各類設施，并進行清理后方可離開會場。如有設施損壞、丟失等現象，由使用單位負責賠償。對于違反規定和不配合管理的單位，將暫停其使用。

第四條  審批程序

（1）實行預約審批制度。使用單位須提前3個工作日向綜合管理辦公室預約，綜合管理辦公室根據會議級別及申請先后順序進行統一安排。

（2）預約成功后填寫《會議室使用申請表》（附件2），報綜合管理辦公室辦理使用手續。

（3）參加人數超過200人的會議須提前到醫學部校園管理辦公室備案，由校園管理辦公室對使用單位制定的治安、消防等突發事件的安全措施進行審核。

第五條  附  則

（1）上級單位或屬地相關部門安排的活動，由綜合管理辦公室協調安排，并報醫學部主任批準后方可使用。

（2）本《辦法》自發布之日起執行，由綜合管理辦公室負責解釋。

會議室（報告廳、工會活動室）使用申請表

（上聯交綜合管理辦公室留存，下聯由辦公室填寫并加蓋公章后交管理人員）

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               （單位）于    年  月  日  時  分至  月  日  時  分

使用                （場所），召開                         （會議），

聯系人：           ，聯系電話：               。